persondatapolicy

Integritetsmeddelande för kunder

Kosan Gas har åtagit sig att skydda din integritet och dina personuppgifter, två principer som skyddas av Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna. Kosan Gas är ett dotterbolag till UGI International. UGI Internationals närstående företag i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”), Schweiz och Storbritannien, inklusive Kosan Gas, benämns gemensamt i detta integritetsmeddelande ”UGI”. Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter som tillhandahålls av dig, som vår kund, tidigare kund eller presumtiv kund, eller genereras av dig genom din användning av våra tjänster och vid köp av våra produkter. Detta integritetsmeddelande tillhandahålls dig i enlighet med gällande sekretesslagar, inklusive men inte begränsat till, lagar som implementerar den allmänna dataskyddsförordningen 2016/679 (GDPR) (tillsammans ”dataskyddslagstiftning”). Det gäller endast för personer med hemvist i EES, Schweiz och Storbritannien, som använder våra tjänster eller vill göra det, och det beskriver vilka personuppgifter (enligt definitionen i dataskyddslagstiftningen) som du lämnar till oss samt hur vi använder dina personuppgifter för att tillhandahålla våra tjänster och produkter till dig. Detta integritetsmeddelande gäller inte för kunder, tidigare kunder eller presumtiva kunder inom något annat territorium än i EES, Schweiz och Storbritannien.

Kosan Gas kommer att vara personuppgiftsansvarig enligt tillämplig dataskyddslagstiftning med avseende på dina personuppgifter. En personuppgiftsansvarig bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av dina personuppgifter och inför lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att behandlingen genomförs i enlighet med tillämplig lag. Vi inkluderar i detta integritetsmeddelande en sammanfattning av dina rättigheter att kontrollera hur vi använder dina personuppgifter. Kosan Gas är en tjänsteleverantör till våra kunder och därför strävar vi efter att ge dig som kund kontroll över hur dina personuppgifter används av oss. Detta integritetsmeddelande kan uppdateras från tid till annan. Din fortsatta användning av våra tjänster och/eller köp av våra produkter bekräftar att du godkänner det uppdaterade integritetsmeddelande som då gäller.

Dina personuppgifter
Dina personuppgifter innebär all information om dig där du är identifierad eller från vilken du är identifierbar. Vi kan samla in och behandla följande personuppgifter: (i) ditt för- och efternamn, (ii) dina post- och e-postadresser (om du har tillhandahållit dem), (iii) din leveransadress och GPS-koordinater, (iv) födelsedatum och födelseort, (v) ditt land och/eller mobilnummer, (vi) din kundkod, (vii) identifikationsuppgifter och/eller (viii) dina bankuppgifter.

Vi samlar in olika typer av personuppgifter från olika källor, inklusive: (i) kontoinformation som du lämnar till oss när du öppnar och ändrar ditt konto, (ii) information som du lämnar direkt till oss när du registrerar dig för att använda vår webbplats, (iii) information som du lämnar till oss för att erhålla tjänster eller produkter som tillhandahålls av oss, (iv) information som vi samlar in om din användning av våra tjänster, köp av våra produkter och som tillhandahålls av dig i e-post eller telefonsamtal till oss eller från tredje part som godkänts av oss och (v) information som vi samlar in för att behandla betalningar via webben.

Dessutom kan vi kombinera dina personuppgifter som samlats in vid tidpunkten för avtalets undertecknande med andra personuppgifter som vi eller tredje parter lagligt samlar in om dig, däribland från vår kommunikation via e-post, telefon eller på annat sätt eller inspelningar gjorda under vår telefonkommunikation. Om vi spelar in samtal (vilket meddelas i början av sådana samtalsinspelningar) kommer dessa samtal att innehålla dina personuppgifter och vi behåller inspelningar av dessa samtal i enlighet med våra lagringstider (se nedan i detta meddelande). Alla dina personuppgifter, som samlas in direkt eller indirekt, kommer att behandlas och skyddas i enlighet med detta integritetsmeddelande.

Vi samlar in vissa personuppgifter med ditt samtycke, enligt följande:

  • I marknadsföringssyfte, i samband med prenumeration för att få vår kommersiella eller marknadsföringsinformation, när du deltar eller anmäler dig till en mässa eller ett evenemang
  • När du använder våra webbplatser, i synnerhet när du skapar eller hanterar ditt kundkonto
  • Vid kommunikation, särskilt med kundtjänst eller leveransservice
  • För att övervaka kvaliteten på vår tjänst, i synnerhet inspelningar av våra telefonsamtal
  • För att registrera dina uttalanden om deponering av våra LPG-cylindrar/tankar
  • När du deltar i tävlingar eller undersökningar
  • Vid företagsundersökningar av specialiserade tjänsteleverantörer.

Vi begär inte och samlar så vitt vi vet inte in personuppgifter om minderåriga under 13 år.

Varför samlar vi in dina personuppgifter?
Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter i vår verksamhet för att säkerställa att du får kvalitetstjänster. Vi samlar endast in personuppgifter som är adekvata, relevanta och endast i den omfattning som krävs mot bakgrund av de ändamål för vilka de behandlas.

Den rättsliga grunden för insamling och behandling av dina personuppgifter är att genomföra alla steg före och under avtalet och fullgöra energiförsörjningsavtalet mellan dig och Kosan Gas (”avtalet”). Vi samlar också in dina personuppgifter för att uppfylla våra juridiska, rättsliga och avtalsmässiga skyldigheter, samt för att försvara och fastställa våra intressen, i synnerhet rättsliga anspråk och andra tvister med kunder och/eller med tredje part.

I detta meddelande avses med steg före avtalet de åtgärder som vidtas av oss under presentationen av våra tjänster och produkterbjudanden som kan kräva insamling av personuppgifter för att uppfylla dina förväntningar.

Personuppgifter måste tillhandahållas för att ingå och fullgöra avtalet. Om du inte lämnar dina personuppgifter kommer vi inte att kunna tillmötesgå dina önskemål eller förse dig med de efterfrågade produkterna och tjänsterna.

Mer specifikt använder vi dina personuppgifter av följande skäl:

  • Fullgöra våra skyldigheter att tillhandahålla produkter och tjänster och som anges i avtalet
  • Aktivera betalningshanteringstransaktioner
  • Erbjuda dig tjänster som uppfyller dina behov
  • Skicka kommersiell och marknadsföringsinformation, baserat på dina preferenser och med ditt medgivande
  • Utveckla effektiva och innovativa produkter
  • Genomföra analyser, utveckla statistik och utnyttja dataanalys för att anpassa vår kommersiella och logistiska verksamhet
  • Underlätta orderuppfyllelse, inklusive ruttplanering och efterfrågeprognoser
  • Uppfylla våra juridiska och regulatoriska skyldigheter och krav
  • Hantera alla tvister med dig eller en tredje part där dina personuppgifter är inblandade
  • Utföra automatiserad behandling och profilering
  • Uppfylla våra skyldigheter gentemot dig.

Vad gör vi med dina personuppgifter?
Alla personuppgifter som vi samlar in från dig eller som genereras av dig används för att tillhandahålla tjänsterna. Vår lagliga behandlingsgrund är därför att fullgöra vårt avtal med dig och/eller att vidta steg före avtalet för att göra det.

Vi behandlar även dina personuppgifter om vi eller en tredje part har ett berättigat intresse, vilket inkluderar våra krav att använda dina personuppgifter i tvister eller för andra juridiska ändamål som involverar oss och/eller något av våra närstående företag och kan även inkludera behovet av att överföra dina personuppgifter till tredje land utan adekvata dataskyddslagar, till exempel USA där vårt slutliga moderbolag finns. I så fall kommer vi att vidta lämpliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter enligt kraven i dataskyddslagstiftningen. Vi kommer att skydda integriteten och säkerheten för särskilda kategorier av personuppgifter enligt vad som krävs i dataskyddslagstiftningen.

Du kan också samtycka till att vi använder dina personuppgifter enligt beskrivningen ovan i detta meddelande. Vi kommer inte att använda dina personuppgifter för några ytterligare ändamål utan ditt samtycke. Du har rätt att meddela oss att du inte vill bli kontaktad av oss för några ytterligare ändamål när du först lämnar ditt samtycke.

Vi har också tillåtelse att behandla dina personuppgifter för att uppfylla våra juridiska och regulatoriska skyldigheter och/eller våra avtalsmässiga skyldigheter gentemot dig, för att tillhandahålla tjänsterna till dig, för att hantera ditt konto hos oss och för att hantera eventuella tekniska problem eller supportförfrågningar som kan uppstå.

 

 


Vissa av dina personuppgifter behandlas av oss i USA och lagras på servrar i USA. Genom att använda våra tjänster godkänner du uttryckligen och samtycker till att vissa av dina personuppgifter överförs till USA, som kan ha en lägre standard för dataskydd än ditt hemland. Våra säkerhetsåtgärder beskrivs nedan i detta integritetsmeddelande.

Dina personuppgifter kan delas med följande mottagare, om delning är nödvändigt för att uppnå ändamålet med insamling och behandling av dina personuppgifter:

  • Interna mottagare: våra kundtjänstcenter och logistikkontor, våra ekonomi-, juridiska och marknadsavdelningar, våra dotterbolags marknadsföringsavdelningar och de juridiska och interna kontrollfunktionerna hos våra närstående bolag, inklusive vårt moderbolag, som kan finnas i tredje land och som är skyldiga att följa gällande dataskyddskrav.

  • Utomstående mottagare som har anlitats av oss för att fullfölja avtalet eller för att ge oss möjlighet att tillhandahålla tjänsterna och produkterna till våra kunder, våra externa rådgivare och revisorer, våra motparter (i tillämpliga fall) och tjänsteleverantörer som vi anlitar, tredjepartsmottagare inkluderar: transportörer, inspektörer och personer som ansvarar för underhåll av tekniska anläggningar, callcenter, evenemangsarrangörer, PR-, reklam- och marknadsföringsbyråer, partnerplattformar, lead generators, tryckare, dokumenthanterare och leverantörer av fysisk eller webbarkivering, leverantörer av enkäter eller statistisk analys, leverantörer av underhåll för tredjepartsprogram, programvarutjänster och -lagring, banker och, i händelse av tvist, utredare, juridiska rådgivare, inkassobyråer, exekutionstjänstemän, advokater och notarier och parter i tvisten.

Vi ger inte någon annan tredje part tillgång till dina personuppgifter, förutom enligt vad som krävs eller tillåts i tillämplig lag eller i enlighet med vår sekretesspolicy. Vi kan lämna ut dina personuppgifter till våra underleverantörer, agenter eller betaltjänstleverantörer (som kan finnas i USA eller utanför EES) som vi anlitar för att hjälpa oss att tillhandahålla tjänsterna, förutsatt att sådana underleverantörer eller agenter skriftligen förbinder sig att följa de skydds- och säkerhetsstandarder som beskrivs i detta integritetsmeddelande. Under alla omständigheter kommer överföringen av dina personuppgifter att omfattas av Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler som ingåtts av de berörda enheterna
(http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32004D0915)(http://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32010D0087).

Det kan finnas tillfällen när vi lämnar ut dina personuppgifter till andra parter för att: (i) följa lagen eller svara vid ett obligatoriskt rättsförfarande (t.ex. en husrannsakan eller ett domstolsbeslut) eller begära information från en tillsynsmyndighet eller för andra rättsliga ändamål, (ii) kontrollera eller upprätthålla efterlevnaden av de policyer som reglerar tjänsterna eller (iii) skydda våra, något av våra närståendes, affärspartners eller kunders rättigheter, egendom eller säkerhet eller av någon annan anledning i våra och/eller våra närståendes berättigade affärsintressen och i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

Vi kan dela dina personuppgifter med andra affärsenheter i samband med försäljning, överlåtelse, sammanslagning eller annan överföring av hela eller en del av vår verksamhet till den affärsenheten.

Om vi behöver dela dina personuppgifter med tredje part kommer vi att begränsa arten och kategorierna av personuppgifter till det som krävs för att uppfylla våra avtalsmässiga skyldigheter gentemot dig eller våra juridiska och/eller regulatoriska krav. Vi kan avidentifiera dina personuppgifter för att skydda din integritet.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?
Vi vidtar åtgärder för att säkerställa skyddet av dina personuppgifter, redan från utformningen av våra produkter, tjänster, webbplatser och applikationer. Överföring av dina bankuppgifter krypteras med SSL-protokollet (Secure Socket Layer). Våra anställda är medvetna om restriktionerna för behandling av personuppgifter och genomgår regelbundet dataskyddsutbildning och följer interna efterlevnadspolicyer i enlighet med tillämpliga europeiska och nationella bestämmelser.

Vi förstår att det är viktigt att lagra data på ett säkert sätt. Därför lagrar vi personuppgifter och andra data med hjälp av lämpliga fysiska, tekniska och administrativa säkerhetsåtgärder för att säkra data mot förutsebara risker, såsom otillåten användning, åtkomst, avslöjande, förstörelse eller modifiering. Även om vi gör stora ansträngningar för att lagra den information vi samlar in i en säker driftsmiljö, som inte är tillgänglig för allmänheten, kan vi inte garantera fullständig säkerhet. Vi arbetar för att säkerställa integriteten och säkerheten i vårt nätverk och våra system, men vi kan inte garantera att våra säkerhetsåtgärder kommer att hindra hackare utifrån från att illegalt få tag i denna information.

Vi har affärer med tredje parter som respekterar integritetsskyddet och vi begränsar deras tillgång till endast de personuppgifter som är nödvändiga för att fullgöra deras skyldigheter. Informationsutbytet sker genom säkra protokoll. För att säkerställa en hög säkerhetsnivå för dina personuppgifter omfattas våra underleverantörer av kontroller och revisioner som krävs enligt dataskyddslagstiftningen.

Hur länge vi lagrar vi uppgifterna?
Vi behåller dina personuppgifter som har samband med våra tjänster under hela kundrelationen och under den lagstadgade perioden för respektive land Plus en juridisk relevant tidsperiod efter att kundkontot har stängts för juridiska, regulatoriska, revisions- och skatteändamål. När denna period har löpt ut kommer de personuppgifter som rör ditt konto och din användning av tjänsterna att raderas eller avidentifieras i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Alla personuppgifter som du har tillhandahållit oss för marknadsföringsändamål kommer att sparas tills du meddelar oss att du inte längre vill få denna information.

Information om andra tjänster och produkter
Vi vill gärna använda ditt namn och din e-postadress för att informera dig om våra framtida eller relaterade tjänster, erbjudanden och liknande produkter. Om du ger oss ditt medgivande att ta emot marknadskommunikation kommer vi att erbjuda rätten att avsluta prenumerationen i varje elektronisk kommunikation. Denna information delas inte med tredje part och du kan avsluta prenumerationen när som helst via e-post eller via vår webbplats.

Vilka är dina rättigheter?
Du har ett antal ytterligare rättigheter i samband med dina personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen. Med förbehåll för vissa villkor i enlighet med dataskyddslagstiftningen kan du begära: (i) tillgång till dina personuppgifter, (ii) rättelse av dina befintliga personuppgifter, (iii) radering av dina personuppgifter, med förbehåll för andra regulatoriska eller avtalsmässiga skyldigheter, (iv) portering av dina personuppgifter (rätten till portabilitet gör att du kan få en del av dina uppgifter i ett öppet, maskinläsbart format) då uppgifterna behandlas på grundval av samtycke och automatiskt, (v) att få invända mot behandling av dina personuppgifter eller (vi) begränsning av behandlingen av dina personuppgifter för att verifiera dess riktighet, motsätta sig dess radering, eller utöva eller försvara dina lagliga rättigheter.

Om du utövar din rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter eller begränsar behandlingen av dina personuppgifter bör du vara medveten om att detta kommer att äventyra vår förmåga att förse dig med tjänsterna och produkterna.

Om du vill ta upp ett klagomål över hur vi har hanterat dina personuppgifter kan du kontakta vårt dataskyddsombud, vars uppgifter kan lämnas till dig på begäran, eller så kan du skicka ett e-postmeddelande till privacy@ugiintl.com (Kosan Gas moderbolag). Vårt dataskyddsombud kommer att utreda ärendet och svara dig eller tillsynsmyndigheten i ditt bosättningsland omgående.

Om du har några frågor om detta integritetsmeddelande eller om vår hantering av dina personuppgifter, vänligen kontakta privacy@ugiintl.com .